Kdo je správcem údajů
Board of European Students of Technology Brno, z. s. (BEST Brno)
Sídlo: Nové sady 988/2, 602 00 Brno
IČO: 19925913
Kontakt pro ochranu osobních údajů: info@bestarena.cz
BEST Brno je správcem osobních údajů zpracovávaných v souvislosti s webem a akcí BEST ARÉNA. Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.
Odběr novinek BEST Brno
Odesláním e-mailového formuláře se přihlašujete k odběru novinek BEST Brno. Na zadanou adresu vám můžeme posílat informace o BEST ARÉNĚ, spuštění registrace a dalších akcích nebo aktivitách BEST Brno.
| Zpracovávaný údaj | E-mailová adresa, čas udělení souhlasu a verze textu souhlasu. |
|---|---|
| Účel | Zasílání novinek a marketingových sdělení o BEST ARÉNĚ a dalších aktivitách BEST Brno, včetně informace o spuštění registrace. |
| Právní základ | Váš souhlas vyjádřený odesláním formuláře podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a pravidel pro elektronická obchodní sdělení. |
| Doba uložení | Do odvolání souhlasu nebo do ukončení odběru novinek, pokud tento účel skončí dříve. Potřebnost a aktuálnost seznamu pravidelně přezkoumáváme. |
| Příjemci | Pověření členové organizačního týmu a technický poskytovatel hostingu nebo e-mailové služby. Adresu nepředáváme partnerům akce. |
Souhlas můžete kdykoli odvolat odkazem v každém e-mailu nebo zprávou na info@bestarena.cz. Poskytnutí e-mailu je dobrovolné a není podmínkou účasti na BEST ARÉNĚ.
Registrace soutěžících do BEST ARÉNY
V rámci registrace zpracováváme osobní údaje všech přihlášených soutěžících. Jde zejména o identifikační a kontaktní údaje a informace potřebné k ověření studia a splnění podmínek účasti, například jméno a příjmení, VUT ID, fakultu, ročník a obor studia, e-mailovou adresu, telefonní číslo a roli v týmu.
Tyto údaje používáme pro registraci soutěžících, sestavení a správu týmů, ověření podmínek účasti, organizační komunikaci a zajištění průběhu soutěže.
Registraci za celý tým odesílá kapitán. Odesláním potvrzuje, že je členy týmu pověřen předat jejich údaje organizátorovi pro účely registrace a organizace soutěže, že je seznámil s těmito zásadami soukromí a že předávané údaje jsou podle jeho vědomí správné. Každý člen týmu může následně požádat o opravu svých údajů nebo se obrátit přímo na organizátora.
| Účel | Registrace a identifikace všech členů týmu, ověření studia na VUT a splnění podmínek vybrané kategorie, komunikace se soutěžícími, organizace soutěže a řešení organizačních nebo bezpečnostních situací. |
|---|---|
| Právní základ | Provedení kroků na žádost soutěžícího a plnění dohody o účasti podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. V nezbytném rozsahu také oprávněný zájem na organizaci akce, řešení incidentů a ochraně právních nároků podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. |
| Doba uložení | Po dobu nezbytně nutnou k přípravě, uskutečnění a uzavření daného ročníku BEST ARÉNY. VUT ID a telefonní číslo odstraníme nebo anonymizujeme zpravidla do 30 dnů po akci. Ostatní registrační údaje odstraníme nebo anonymizujeme zpravidla do 6 měsíců po akci. Déle je uchováme pouze v nezbytném rozsahu, pokud to vyžaduje zákon, předání ceny, řešení konkrétního incidentu nebo ochrana právních nároků. |
| Příjemci | Pouze pověření organizátoři a nezbytní techničtí poskytovatelé formuláře či hostingu. Partnerům soutěže kontaktní údaje automaticky nepředáváme. |
E-mail každého soutěžícího používáme bez dalšího souhlasu pro organizační komunikaci ke konkrétnímu ročníku soutěže. Novinky a marketing BEST Brno budeme na adresu jednotlivého člena týmu posílat pouze tehdy, pokud tento člen odběr samostatně potvrdí, například potvrzovacím odkazem zaslaným na jeho e-mail. Neudělení marketingového souhlasu nemá vliv na možnost soutěžit.
Dotazy a jednání o spolupráci
Pokud nám napíšete, zpracujeme kontaktní údaje a obsah zprávy pouze pro vyřízení dotazu nebo jednání o spolupráci. Právním základem je provedení kroků na vaši žádost před případným uzavřením dohody a náš oprávněný zájem na evidenci komunikace.
Běžnou komunikaci uchováváme po dobu potřebnou k vyřízení, nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace, pokud právní nebo účetní povinnosti nevyžadují delší dobu.
Fotografické a videozáznamy z akce
Slouží k dokumentaci akce a propagaci aktivit BEST Brno a BEST ARÉNY. Můžeme je zveřejnit a dále sdílet zejména na webu, Instagramu, Facebooku a dalších sociálních sítích BEST Brno nebo BEST ARÉNY, v aftermovie, tiskových výstupech a tištěných či digitálních prezentačních materiálech.
Reportážní, dokumentační a přiměřené propagační záběry mohou zahrnovat celkové pohledy, skupiny i detailnější situační záběry účastníků při přirozeném průběhu soutěže, Company Expo, prezentací, vyhlášení a doprovodného programu. Tyto záběry můžeme pro uvedené účely přiměřeně upravovat, zveřejňovat, opakovaně používat a sdílet bez vyžadování dalšího souhlasu před každým jednotlivým použitím, dovoluje-li to právní základ a právo na ochranu podoby. Jejich rozsah a použití vždy posuzujeme podle konkrétní situace, očekávání účastníků a přiměřenosti zásahu.
Pokud se na záznam vztahuje GDPR, může být právním základem náš oprávněný zájem na dokumentaci a přiměřené propagaci činnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Současně samostatně respektujeme právo na podobu a soukromí podle § 84 a násl. občanského zákoníku, včetně zákonných výjimek a požadavku přiměřenosti. Neprovádíme systematické sledování osob ani automatické rozpoznávání obličejů.
O fotografování informujeme předem na webu, u vstupu a v prostoru akce. Pokud si nepřejete být zachyceni, sdělte to organizátorovi nebo fotografovi; nabídneme vám přiměřený způsob, jak se záběrům vyhnout. Pro aranžované portréty, individuální rozhovory nebo samostatné reklamní výstupy, v nichž je konkrétní člověk hlavním motivem, si vyžádáme svolení zvlášť.
Vybrané reportážní, dokumentační a propagační materiály můžeme uchovávat po dobu existence dokumentačního a komunikačního účelu BEST Brno, případně dlouhodobě jako součást archivu historie spolku. Potřebnost dalšího uchování pravidelně přezkoumáváme a materiály, pro které již účel netrvá, odstraňujeme. Proti zpracování své rozpoznatelné podoby můžete vznést námitku na info@bestarena.cz; uveďte prosím, o který záznam jde.
Při zveřejnění na sociálních sítích mohou jejich provozovatelé zpracovávat údaje podle vlastních podmínek a případně je předávat mimo Evropský hospodářský prostor.
Jak údaje zabezpečujeme
Seznam e-mailů ukládáme mimo veřejně dostupný adresář webu a omezujeme k němu přístup pouze na pověřené osoby. Přenos formuláře probíhá přes HTTPS a soubor nelze otevřít běžnou webovou adresou. Přístupy k hostingu a exportům pravidelně kontrolujeme a po skončení účelu údaje mažeme nebo anonymizujeme.
Formulář pro novinky neukládá IP adresu ani obsah user-agentu do seznamu odběratelů. Poskytovatel hostingu však může krátkodobě uchovávat běžné technické serverové záznamy pro zabezpečení a diagnostiku.
Cookies a technický provoz webu
Web nepoužívá reklamní ani analytické cookies. Pro ochranu e-mailového formuláře může použít dočasnou technickou session cookie, která je nezbytná pro bezpečné odeslání a po ukončení relace zaniká.
Provozovatel hostingu může v běžných serverových záznamech krátkodobě evidovat technické údaje, například IP adresu, čas požadavku a typ prohlížeče, za účelem bezpečnosti a diagnostiky. Tyto záznamy nejsou spojovány se seznamem e-mailů.
Jaká máte práva
Podle okolností můžete požadovat přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování a přenositelnost údajů. Souhlas můžete kdykoli odvolat. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku.
Žádost pošlete na info@bestarena.cz. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
Podrobnosti k informační povinnosti obsahuje nařízení GDPR, zejména článek 13. K fotografiím a videím lze využít také informace ÚOOÚ k obrazovým a zvukovým záznamům.
Poslední aktualizace: 23. 7. 2026.